上役への報告前には、関係者全員で認識齟齬を皆無にしておくべき

いつもありがとうございます。
ヤスヤスオンファイヤーです。

今日の結論としては、
お客さんの中のお偉いさんなど、
上役に何か報告する前には、
会議に出席する関係者全員で
認識齟齬をゼロを目指しておく
べきだということです。

事前に資料のレビュー会を
開催しても良いし、
せめて資料の事前送付を
時間に余裕をもって行うでも
良いでしょう。

事前の合意不足で失敗した報告

お客さんの上長への、
分析結果の報告がありました。

そこで、お客さんの担当者と
報告内容を詰めるステップを、
時間の制限もあり、今回は
省略したんですね。

（今ふりかえると自己弁護の言い訳は
いくらでも出てきてしまうのですが・・
本旨ではないので割愛）

いざ会議。

上長は、期待していた内容ではない、
という雰囲気になってしまいました。

担当者は、その場では上長がいる手前、
発言が少なく、
担当者的にも、私の報告内容に
違和感を感じているのですが、
会議の場では多くの指摘は
ありませんでした。

そして、会議後は、
担当者と、私の会社のメンバーとで、
・どこに認識齟齬があったのか

・上長はどう認識していたのか

長いこと、認識齟齬の解消のため、
議論、すり合わせを行う
こととなりました。

結果として、お客さんと理解を
合わせることができたのは
良かったでしょう。

しかし、会議の事前に、同様に

すり合わせを行う時間をとっていたら・・
上長にも問題なく報告を終えることができ、
より時間に無駄なく、仕事のチェックポイントを
通過することができたでしょう。

会議で、関係者の理解がばらばらなままだと
何が悪いか。

上長がキーマンの場合かつ発言力がある場合、

関係者間でその場で議論をしづらくなります。

結果、すり合わせは、会議後に行うことになる。

そして、上長への報告も再実施になる。

結果的に、効率が悪くなるわけですね。

担当者間での認識合わせを省略せず、

事前に行っていれば防げたリスクと
言えるでしょう。

会議でだれか上役に報告するとき、
事前の認識合わせやレビューは
省略せず、実施する。

これから心掛けていきたいですね。