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プレゼンの資料準備で苦しむ必要はない~資料作成の段取りのコツ3選~

こんにちは。ヤスヤスオンファイヤーです。

 

プレゼンの資料準備って、何かと大変ではないでしょうか?

作業量という意味ではもちろん、

レビューを受けては、指摘反映の繰り返しで、メンタルが消耗していきます。

私は、苦手意識が非常にあります。

 

最近、顧客向けにまとまった報告をプレゼンする機会がありました。

資料作成の段取り含め、オーバーワークにならず、

かつ上長からもよい資料だったとお褒めの言葉をいただき、

少し自信になりましたね。

 

振り返って、うまくいった要因を3点、ご紹介します。

 

箇条書きの構成メモで、指摘を受け叩かれておく

いきなりパワポ作成はしない。

プレーンテキストのメモでも、使い慣れたエディタで良いです。

箇条書きレベルで資料の構成を整理し、

関係者のレビューを受けておきます。

 

構成だけの状態で、十分に指摘を吸収し、

関係者の合意は得ておくということですね。

 

一番のメリットは、無駄な手戻り工数が発生しづらいこと。

最初から図表を作りこんでも、

資料の趣旨が関係者で固まらない段階では、あっさりと

指摘で図表がボツになってしまいますからね。

 

テキストメモであれば、修正は容易です。

 

端的な箇条書きにこだわりすぎず、

ガシガシと文章を書いてしまってよいと思います。

パワポに起こす段階で、取捨選択するのは容易です。

反対に、構成メモが簡素すぎると、パワポに起こす段階で

新たに内容jを生み出すことに頭が取られ、生産性が落ちてしまいます。

 

 

 

パワポは6割の完成度で人に見せる

パワポの作成に着手したら、

自力で作りこみすぎず、

まあ6割くらいの完成度かな、というレベルで、

レビューを受けるのが吉ですね。

 

考え方として、「一人で100点をとりにいかない」

ということが、仕事における真髄です。

 

図表含むパワポにしてみると、

構成の段階では理解が一致していた関係者も、

あれ?と違和感を感じる表現に指摘が入ることでしょう。

 

自分ひとりでまず完成させねば!と頑張ってしまうと、

かえって関係者との認識齟齬が拡大していき、

資料の修正に時間を要してしまいます。

 

 

たびたび「関係者」と表現していますが、

会社の上長をイメージするのが良いですかね。

お客さんに発表するとなると、

その資料は自分だけの資料ではなく、上長が責任をもった

資料でもあるわけですからね。

 

段取りにおいては、上長の資料に対する納得感を最大限に上げる、

このことを優先に考えるべきなのです。

 

 

 

修正に要する時間を確保し、レビューを受ける

何回も資料レビューを行うと思いますが、

必ず、指摘を受け、修正が生じるものと思ってスケジュールを組むべき。

 

「一人で100点を取りに行く」という考え方の頭だと、

上司の指摘をなんとしてでも論破して、修正箇所ゼロにするのが正義!

と思ってしまいがち。

 

ですが、上長の納得感を高めた資料にすることが、成功への必要条件です。

よって、こうすべきではないか、という指摘には、

基本的にはどんな形であれ、反映すべきと思うのです。

もちろん、自分自身の納得もありきで、最適な修正内容を一緒に

考えてのことですけどね。

 

というので、ノー指摘、ノー修正と思ってレビューに臨んではならない。

なんでもはねつけようとする、面倒くさい部下になってしまいますからね。

 

修正が発生することを前提に、レビューを受ける。

プライドを捨てた、謙虚な心構えが大事ですね。

 

さいごに

最も大事と感じるのは、

「一人で100点を取りにいかない」

ということですね。

 

受験戦争における、独力で100点を取りに行くことが勝者だったときとは、

考え方がまるで違います。

受験戦争的な考え方から、いかに脱却できているか。

これが、この手の正解のない仕事をこなすコツと思います。

 

 

 

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